Матеріали підготував
Журавель Андрій,
Доктор філософії з обліку та оподаткування,
сертифікований консультант SAP FI компанії De7 Partner
У зв’язку із необхідністю подавати податкові перевірочні файли в електронному форматі SAF-T із 01.01.2025 для великих платників податків, а із 01.01.2027 – для всіх платників ПДВ,
звертаємо вашу увагу на особливості формування цього звіту у системі SAP.
Зокрема у вашій системі SAP має бути передбачена кореспонденція рахунків (англ. – offsetting account determination), що дозволяє інтерпретувати FI документи у систему подвійного запису, використання якої поширено в Україні.
Due to necessity to report the tax control files in the electronic format SAF-T starting from 01.01.2025 for the large tax payers, and from 01.01.2027 – for all others,
we draw your attention to some specifics of the SAF-T UA report creation in SAP.
In particular, the offsetting account determination functionality must be foreseeing in your SAP system. This functionality allows you to interpret FI documents into the so-called “double entry system”, the use of which is widespread in Ukraine.
1. Навіщо потрібна кореспонденція рахунків, якщо SAF-T – це звіт, що використовується багатьма компаніями Заходу? Хіба це не передбачено стандартними можливостями SAP?
ДПС України додали багато нових структур та полів до формату звіту SAF-T UA, що відмічені літерою “У” (як на скріні нижче). Це зокрема кореспондуючі рахунки та відношення операцій до першої події (згідно зі ст. 187.1 ПКУ).
Також було змінено обов’язковість заповнення деяких полів (порівнюючи з іншими країнами), які відмічені літерою «З»!
Why is offsetting account determination required if the SAF-T is a report used by many Western companies? Isn’t this provided by standard SAP capabilities?
The State Tax Service of Ukraine added many new structures and fields to the SAF-T UA report format, marked with the letter “Y” (like in the screenshot below). These are, in particular, offsetting (“corresponding”) accounts and the relationship of transactions to the first event (according to Article 187.1 of the Tax Code of Ukraine). Also, some fields are marked with the letter “З”. This means the mandatory filling of these fields has been changed (compared with other countries).
2. Як зрозуміти, чи використовуєте ви кореспонденцію рахунків?
Якщо ви запускаєте транзакції J3RKKRS, J3RKOBS, J3RKNID і т.п., то швидше за все у вас налаштована кореспонденція рахунків.
How do you know if you are using the offsetting account functionality?
If you are running transactions J3RKKRS, J3RKOBS, J3RKNID, etc., then you most likely have the offsetting account functionality set up.
3. Що робити, якщо ви не знаєте, чи налаштована у вас кореспонденція рахунків?
Ми можемо перевірити факт наявності налаштувань.
Ви це також можете зробити самостійно, запустивши таблицю J_3RKPAC у транзакції SE16n (для всіх ERP систем, та більшості систем S/4HANA).
What if you don’t know if you have the offsetting account functionality set up?
We can check the availability of settings.
You can also do it yourself by running table J_3RKPAC in transaction SE16n (for all ERP systems and most S/4HANA systems).
4. Кореспонденція налаштована, але ми не знаємо як нею користуватись.
В такому випадку спробуйте запустити транзакцію J3RKKRS, а потім перевірити обороти у транзакції J3RKOBS.
За більш детальними інструкціями та у разі виникнення запитань пишіть на нашу електронну адресу info@de7partner.com.ua.
Offsetting account functionality is configured, but we do not know how to use it.
In this case, try to run transaction J3RKKRS and then check the turnover in transaction J3RKOBS.
For more information, please, write to email: info@de7partner.com.ua.
5. Кореспонденція налаштована, але є підозри, що вона працює неправильно. Що робити?
Ми можемо проаналізувати результат роботи функціональності та:
- або змінити налаштування,
- або надати за вашим запитом письмовий список рекомендацій вашій глобальній команді підтримки, як виконати відповідні зміни.
The offsetting account functionality is configured, but there are suspicions that it is not working properly. What to do?
We can analyze the program’s result and:
- either change the settings or,
- upon your request, provide a written list of recommendations to your global support team on how to make the appropriate changes.
6. Кореспонденція рахунків не налаштована (або працює некоректно), але ми плануємо переходити на SAP S/4HANA.
До 2027 (відколи цей звіт стане обов’язковим абсолютно для всіх) є висока ймовірність переходу вашої компанії на S/4HANA, а тому якщо ви не є великим платником податків, налаштовувати кореспонденцію рахунків в поточній системі – не раціонально.
У інших випадках – на ваш розсуд.
The offsetting account functionality is not configured (or does not work correctly), but we plan to switch to SAP S/4HANA.
By 2027, there is a high probability that your company will switch to S/4HANA, and, therefore, if you are not a large taxpayer, it is not advisable to set up offsetting account functionality in the current system.
In other cases – at your discretion.
7. Чи можна уникнути налаштування кореспонденції рахунків?
На разі на ринку не існує готового рішення щодо звіту SAF-T UA для системи SAP.
Рішення SAP для інших країн відрізняються одне від одного у зв’язку із локальною специфікою.
Специфіка українських вимог – не виключення та потребує окремої структури звіту та логіки його заповнення.
Уже зараз очевидно, що без кореспонденції рахунків не обійтись, а тому щоб не «придумувати велосипед», рекомендуємо переконатись, що стандартна локалізаційна функціональність для України в частині кореспонденції рахунків – працює.
Is it possible to avoid setting up the offsetting account functionality?
Currently, there is no ready-made solution on the market for the SAF-T UA report for the SAP system.
SAP solutions for other countries differ from each other due to local specifics.
The specificity of Ukrainian requirements is not an exception and requires a separate structure of the report and the logic of its filling.
It is already obvious that we cannot do without offsetting accounts, so in order not to “reinvent the wheel”, we recommend making sure that the standard localization functionality for Ukraine in terms of account offsetting is working.
8. У нас в системі не реалізована перша подія. Як бути?
В SAP 1-ша подія (згідно ст. 187.1 ПКУ) визначається бухгалтером.
Якщо це післяплата, тоді проведення по дебітору (кредитору) відображається на звичайному рахунку відповідно до мастер-даних контрагента. Зазвичай це рахунок 361 для дебіторів та 631 для кредиторів.
Якщо це аванс, тоді проведення по контрагенту має відобразитись на окремому рахунку (зазвичай це рахунок 681* для дебіторів та 371* для кредиторів) із кодом ОГК. Стандартна функціональність локалізації для України дозволить створити податкову накладну на такий документ.
Отже, коректне відображення в обліку платежів згідно з вимогами ПКУ створює передумови для автоматизованого визначення типу документа (відповідно до вимог щодо формування звіту) при генерації файлу SAF-T UA.
Якщо ж з точки зору бухгалтерських проведень всі платежі проводяться однаково (навіть якщо платіж є авансовим згідно з вимогами ПКУ), коректно визначити тип документа відповідно до вимог щодо формування звіту SAF-T UA – неможливо.
The first event (according to the Tax Code of Ukraine) is not implemented in our system. How to be?
In SAP, the 1st event (according to Article 187.1 of the Tax Code of Ukraine) is determined by the accountant.
If it is a post-payment, then the posting with the customer (vendor) is reflected on the usual GL account according to the business partner master data. This is usually GL account 361* for customers and 631* for vendors.
If it is a downpayment, then the posting for a business partner must be reflected on a separate GL account (usually GL account 681* for customers and 371* for vendors) with the Special GL indicator. The standard localization functionality for Ukraine will allow you to create a tax invoice for such a down payment’s document.
Therefore, the correct display of payments in accounting following the requirements of the Tax Code of Ukraine creates prerequisites for the automated determination of the type of document (according to the requirements for generating the audit report) when generating the SAF-T UA file.
If, from the point of an accounting view, all payments are made in the same way (even if the payment is a downpayment from the point of view of the Tax Code of Ukraine), it is not possible to correctly determine the type of document according to the requirements for forming the SAF-T UA report.
9. Ми проводимо всі платежі з бізнес-партнерами без поділу на аванси та післяплати. Як бути?
До моменту формування звіту SAF-T UA у вас є можливість перейти на новий спосіб проведення документів, які стосуються першої події. Швидше за все це не буде потребувати додаткових налаштувань.
За більш детальною інформацією звертайтесь до вашої глобальної команди підтримки або до нас.
We make all payments with business partners without dividing them into down payments and post-payments. How to be?
By the time the SAF-T UA report is generated, you have the opportunity to switch to a new way of conducting documents related to the first event. Most likely, this will not require additional settings.
For more detailed information, please contact your global support team or contact us.
10. У нас в системі SAP не ведуться в явному вигляді податкові різниці для заповнення структури «ІІ.15 Податкові різниці (TaxDifferences)». Що потрібно зробити, щоб ця інформація з’явилась у SAP?
Операції, що можуть призводити до виникнення податкових різниць, – різноманітні. Вони можуть бути організовані по-різному у різних системах (наприклад, в одній системі SAP облік основних засобів згідно з ПКУ ведеться на окремих рахунках ГК, а в іншій – рахується лише в регістрі ОЗ без проведення до обліку). У зв’язку з цим ми не бачимо об’єктивних передумов для можливості автоматизувати заповнення структури «ІІ.15 Податкові різниці (TaxDifferences)». В нашому рішенні це буде окрема Y-таблиця, що заповнюватиметься вручну бухгалтером. Виключенням із цього правила можуть бути документи переоцінки основних засобів згідно з НП(С)БО 7.
In our SAP system, tax differences are not kept in an explicit form for filling the structure “II.15 Tax Differences (TaxDifferences)”. What needs to be done to make this information appear in SAP?
Transactions that can lead to tax differences are diverse and can be organized differently in different systems (for example, in one SAP system, the tax accounting of fixed assets is carried out on separate GL accounts, and in others – it is calculated only in the FA register without reflecting into accounting ). In this regard, we do not see objective prerequisites for the possibility of automating the filling of the “II.15 Tax Differences” structure. In our solution, this will be a separate Y-table that will be filled in manually by the accountant. An exception to this rule may be documents of FA revaluation according to the local GAAP.
11. Ідентифікатор постачальника (SupplierID для вузла ІІ.14.1.5.2) основного засобу є обов’язковим полем у звіті SAF-T. Але після міграції основних засобів у систему SAP ця інформація була втрачена. Як бути?
Радимо завчасно підготувати файл Excel із меппінгом активних ОЗ та ЄДРПОУ постачальників (а також їх ID у системі).
The supplier ID (SupplierID for node II.14.1.5.2) of the fixed asset is a mandatory field in the SAF-T report. But after the FA migration to the SAP system, this information was lost. How to be?
We advise you to prepare an Excel file in advance with the mapping of the active FAs and state supplier’s codes (as well as their ID in the system).
12. У нас в карточці основного засобу (транзакція AS03) немає інформації про постачальника. Чи буде це проблемою при генерації звіту SAF-T UA?
Існує безліч способів оприбуткування основних засобів у SAP. Якщо хоча б на одному з етапів є чітко ідентифікована інформація про постачальника, її можна витягнути у звіт.
Наводимо також приклади ситуацій, коли неможливо отримати інформацію про постачальників:
- ви вводите ОЗ в експлуатацію в транзакції ABZON і не вказуєте номер постачальника у одному із текстових полів;
- ви використовуєте один об’єкт збору витрат для формування первісної вартості по декількох ОЗ, при цьому використовуєте цей об’єкт в проведеннях із різними постачальниками.
Переконані, що в деяких окремих випадках неможливо буде програмно отримати достовірну інформацію про постачальника ОЗ, а тому для таких ситуацій дані треба буде заводити в систему вручну.
We have no information about the supplier in the FA master data (t-code AS03). Will this be a problem when generating the SAF-T UA report?
There are many ways to acquire fixed assets in SAP. If at least one of the stages has clearly identifiable information about the supplier, it can be extracted into the report.
We also give examples of situations when it is impossible to obtain information about suppliers:
- you acquire the FA in the t-code ABZON and do not specify the supplier number in one of the text fields;
- you use one real cost object to collect the future acquisition value for several FAs, while using this cost object in transactions with different suppliers.
We are sure that in some individual cases it will not be possible to obtain reliable information about the FA supplier programmatically, and therefore, for such situations, the data will have to be filled in manually.
13. Коли буде готова функціональність по SAF-T?
Команда De7 Partner працює над реалізацією програми для генерації звіту SAF-T. Ми комунікуємо із Державною податковою службою України щодо особливостей формування цього звіту та намагаємося зробити універсальне рішення, яке можна буде швидко впровадити для всіх користувачів SAP.
When will the SAF-T functionality be ready?
The De7 Partner team is in the process of implementing a program to generate the SAF-T report. We are communicating with the State Tax Service of Ukraine regarding the specifics of generating this report, and are trying to make a flexible solution that can be quickly implemented for all companies using SAP.
14. Чи можна взагалі обійтись без генерації звіту SAF-T у системі SAP?
На основі даних SAP практично неможливо заповнити звіт вручну (у зв’язку із його складністю та дуже великим набором даних). Можливо, на ринку існують рішення, що можуть згенерувати необхідний звіт на основі вивантажених даних із SAP. Поки що інформацією про подібні рішення ми не володіємо.
Is it possible to avoid generating the SAF-T report in the SAP system at all?
Based on SAP data, it is almost impossible to fill out a report manually (due to its complexity and a huge data set). There may be solutions on the market that can generate the required report based on data downloaded from SAP. At this moment we don’t have information about such solutions.
